Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserer Software "AuditFlow | ISO 9001 Expert" Applikation. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und sensiblen Unternehmensinformationen hat für uns höchste Priorität. Im Folgenden informieren wir Sie ausführlich darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten ist: Julian Delbeck Müllerweg 10 42579 Heiligenhaus Deutschland E-Mail: kontakt@auditflow-app.de
Externes Hosting (IONOS) Diese Applikation wird extern auf europäischen Servern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung dieser Applikation erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Unser Hoster ist: IONOS SE Elgendorfer Str. 57 56410 Montabaur Deutschland Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir mit der IONOS SE einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
a) Server-Log-Dateien Bei jedem Aufruf unserer Applikation erfasst der Provider der Seiten (IONOS) automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Diese werden in Server-Log-Dateien gespeichert. Erfasst werden können:
b) Cookies und Sitzungsdaten Wir verzichten vollständig auf den Einsatz von Tracking-Cookies oder Analyse-Tools (wie Google Analytics). Die Applikation verwendet lediglich technisch absolut notwendige Session-Technologien (den sogenannten "Session State"), um die Funktionalität während Ihres Besuchs aufrechtzuerhalten (z. B. die Navigation zwischen Reitern oder das temporäre Zwischenspeichern von Eingaben). Diese Sitzungsdaten werden in Ihrem Browser verarbeitet und nach dem Schließen der Applikation in der Regel verworfen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TTDSG.
d) Kontaktformular
Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Name, Firma (freiwillig), E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert und an niemanden weitergegeben; IP-Adressen speichern wir dazu nicht. Über den Eingang werden wir per E-Mail benachrichtigt – ohne Angaben aus Ihrer Anfrage. Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach zwölf Monaten.
Die Kernfunktion unserer Applikation ist die Analyse von Dokumenten zum Qualitätsmanagement (z. B. nach ISO 9001).
a) Temporäre Verarbeitung und Speicherung Wenn Sie Dokumente (z. B. PDFs) zur Prüfung hochladen, werden diese Dateien auf unseren Servern temporär verarbeitet, um den Text für die Analyse zu extrahieren. Metadaten Ihrer Audits (wie der Dateiname, das Analyse-Datum, der erreichte Compliance-Score und die Zusammenfassung) werden in einer lokalen Historien-Datenbank (history.json) auf unserem Server gespeichert. Dies dient ausschließlich dazu, Ihnen im Dashboard Ihre vergangenen Sitzungen "Sitzungen & Historie" anzeigen zu können.
b) Selbstbestimmtes Löschen Sie haben als Nutzer die volle Kontrolle über Ihre Daten. Sie können jederzeit über das Einstellungsmenü einzelne Audit-Protokolle oder Ihre gesamte Historie unwiderruflich von unseren Servern löschen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Erfüllung des Nutzungsvertrages (Bereitstellung des Audit-Berichts) zwingend erforderlich sind.
Zur Durchführung der tiefgehenden semantischen Analyse und Konformitätsprüfung nach den ISO 9001-Kriterien greifen wir auf die Künstliche Intelligenz (API) der Firma Anthropic zurück. Anbieter ist: Anthropic PBC , 548 Market Street, PMB 72296, San Francisco, CA 94104, USA.
a) Ablauf der Datenübermittlung Die aus Ihren Dokumenten ausgelesenen Textinhalte werden verschlüsselt an die Server von Anthropic (bzw. deren Subprozessoren wie Google Cloud oder AWS) übermittelt, um das Audit-Ergebnis zu generieren.
b) Kein Training mit Ihren Daten (Zero-Data-Retention-Prinzip) Wir nutzen ausschließlich die kostenpflichtige B2B-Programmierschnittstelle (API) von Anthropic. Gemäß den gewerblichen Nutzungsbedingungen von Anthropic werden die von uns übermittelten Dokumente und Texte ausdrücklich nicht genutzt, um die grundlegenden KI-Modelle von Anthropic zu trainieren oder zu verbessern. Ihre sensiblen Firmeninterna bleiben geschützt.
c) Rechtsgrundlage und Drittlandtransfer Die Übermittlung der Daten zur Auswertung ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Dienstleistung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Da die Verarbeitung teilweise auf Servern in den USA stattfindet, haben wir zur Absicherung dieses Datentransfers ein Data Processing Addendum (DPA) inklusive der EU-Standardvertragsklauseln (SCC - Standard Contractual Clauses) mit Anthropic abgeschlossen. Dies garantiert, dass Anthropic sich verpflichtet, die strengen europäischen Datenschutzstandards einzuhalten.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie "Betroffener" im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:
Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Dazu gehört insbesondere die TLS-/SSL-Verschlüsselung bei der Datenübertragung Ihrer Dokumente. Stand dieser Datenschutzerklärung: September 2026